Le système d'information contribue-t-il à l'efficacité de la prise de décision ?

La prise de décision et le contrôle stratégique supposent la mise en place d'un système d'information (SI) fiable. Dans un environnement instable, ce système d'information constitue une aide à la décision pour les dirigeants et permet de diminuer le niveau d'incertitude.
La qualité du SI participe à la qualité de la prise de décision et ainsi à la performance de l'organisation. Il lui permet aussi d'adresser des informations à son environnement.
Le système d'information n'est plus un simple instrument d'assistance au bon fonctionnement de l'organisation, mais un véritable levier de l'avantage concurrentiel.
1. Notion de système d'information
Le système d'information est un ensemble organisé de données et de ressources matérielles, logicielles et humaines qui sont en interaction afin de traiter l'information et de la diffuseren fonction des objectifs de l'organisation. Le SI permet d'optimiser, en particulier par son informatisation, la gestion de l'information, ce qui améliore les performances de l'organisation.
On identifie quatre fonctions du système d'information :
  • acquérir l'information : les informations obtenues lors de la veille stratégique sont saisies dans le SI ;
  • mémoriser l'information : les informations sont stockées dans le SI ;
  • traiter l'information : le SI utilise les informations collectées pour répondre aux besoins des utilisateurs ;
  • diffuser l'information : les informations circulent entre les acteurs du système d'information.
Au terme de ces quatre étapes et grâce aux technologies de l'information et de la communication [Internet, progiciels de gestion intégrés (PGI)…], l'information devient une ressource qui contribue à la création de valeur pour l'organisation. En transformant une information, un logiciel la rend accessible à beaucoup plus de personnes dans l'entreprise, et permet aussi de mieux l'utiliser. L'information est alors exploitée pour mieux connaître ses clients, pour gérer la paie, la trésorerie…
Exercice n°1Exercice n°2
2. La qualité du système d'information
Pour assurer la pérennité de l'organisation, il faut que chaque information soit de qualité. Une information a de la valeur si elle permet de réduire l'incertitude de l'environnement, d'améliorer la prise de décision et d'éviter de commettre des erreurs.
Cette valeur est appréciée sur la base de trois critères de qualité :
  • l'actualité de l'information : l'information doit être récente et mise à jour pour être de valeur ;
  • la pertinence de l'information : l'information doit satisfaire le besoin d'information de l'acteur ;
  • la fiabilité de l'information : l'information doit être digne de confiance.
Afin d'être efficace, l'information doit être diffusée auprès des individus concernés au bon moment. Il faut pouvoir la retrouver et en disposer rapidement pour pouvoir prendre les bonnes décisions promptement.
Notons également que l'information a un prix. L'acquisition de l'information, le coût de son stockage, de son traitement, de sa mise à jour et de sa diffusion peuvent être parfois une charge importante pour l'organisation.
Exercice n°3
3. Un outil d'aide à la décision indispensable
Dans un environnement instable, le système d'information constitue, en se basant sur la veille stratégique, une aide à la décision pour les dirigeants. En effet, en collectant des informations et en les traitant, il va diminuer le niveau d'incertitude autant que possible. Le système d'information doit permettre d'avoir une connaissance précise de l'environnement et de la situation interne afin que les dirigeants choisissent les meilleures orientations stratégiques. En diffusant aux décideurs des informations fiables, actuelles et pertinentes, le SI va faciliter la prise de décision stratégique en diminuant le risque d'incertitude important qu'entraînent des décisions aux effets lointains dans un environnement instable.
En interne, le système d'information permet de prendre des décisions pertinentes dans divers domaines. Par exemple, pour le service marketing, le SI recueille les informations se rapportant aux clients, aux consommateurs, aux concurrents et aux tendances du marché. Ainsi, le service va être plus efficace dans sa prévision des ventes, dans sa relation avec les clients, dans sa gestion des produits ou dans ses actions de communication externe (campagnes de publicité, promotions…).
En externe, il va concourir à la diffusion d'informations. Si celles-ci peuvent avoir un caractère obligatoire (par exemple à destination des organismes fiscaux ou sociaux), d'autres sont purement stratégiques : faire connaître l'organisation, assurer sa publicité, véhiculer une image…
4. Un levier de l'avantage concurrentiel
Un avantage concurrentiel est un élément temporaire de l'organisation qui lui permet de distinguer son offre de biens ou de services de celle de ses concurrents. Il procure à l'organisation, en la différenciant, une position dominante dans son secteur d'activité ou sur un marché.
Le système d'information doit permettre d'avoir une connaissance précise de l'environnement et des capacités internes de l'organisation. Elle va ainsi gagner en souplesse et en réactivité et les décideurs pourront choisir les meilleures orientations stratégiques afin de profiter au mieux de l'avantage concurrentiel de l'organisation.
La qualité du SI peut constituer un avantage concurrentiel en elle-même. La maîtrise d'une information de qualité permet à une organisation de réagir efficacement face à ses concurrents ou d'adapter son offre de produits ou services aux besoins des clients ou usagers.
Exercice n°4
À retenir
  • Un avantage concurrentiel est un élément temporaire de l'organisation qui lui permet de distinguer son offre de biens ou de services de celle de ses concurrents. Il procure à l'organisation, en la différenciant, une position dominante dans son secteur d'activité ou sur un marché.
  • Le système d'information doit permettre d'avoir une connaissance précise de l'environnement et des capacités internes de l'organisation. Elle va ainsi gagner en souplesse et en réactivité et les décideurs pourront choisir les meilleures orientations stratégiques afin de profiter au mieux de l'avantage concurrentiel de l'organisation.
  • La qualité du SI peut constituer un avantage concurrentiel en elle-même. La maîtrise d'une information de qualité permet à une organisation de réagir efficacement face à ses concurrents ou d'adapter son offre de produits ou services aux besoins des clients ou usagers.
  • Au sein de l'organisation, le système d'information doit aider les décideurs dans leurs choix stratégiques, puis contribuer à relayer l'information à tous les échelons hiérarchiques. Un système d'information efficace doit donc fournir aux membres de l'organisation l'information voulue, en temps voulu, à l'endroit voulu.
  • Par ailleurs, si l'organisation a besoin de recevoir des informations sur son environnement, le SI lui envoie aussi des informations sur elle-même.
Parmi les ressources suivantes, trouvez celles ne figurant pas dans la définition du SI :
Cochez la bonne réponse.
ressources humaines
ressources naturelles
ressources logicielles
ressources matérielles
On définit le système d'information comme un ensemble organisé de ressources (matérielles, logicielles et humaines), de données et de procédures permettant aux différents acteurs internes et externes de l'organisation d'accéder à l'information et de l'échanger.
Les ressources naturelles, ou matières premières, ne figurent pas parmi les éléments du SI.
Parmi les fonctions suivantes, laquelle n'incombe pas au SI ?
Cochez la bonne réponse.
Acquérir des informations.
Contrôler les résultats obtenus.
Diffuser l'information aux acteurs.
Mémoriser dans le SI.
On peut identifier quatre fonctions du système d'information : l'acquisition de l'information (les informations obtenues lors de la veille stratégique sont saisies dans le SI) ; la mémorisation de l'information (les informations sont stockées dans le SI) ; le traitement de l'information (le SI utilise les informations collectées pour répondre aux besoins des utilisateurs) ; la diffusion de l'information (les informations circulent entre les acteurs du système d'information).
Parmi les qualité suivantes d'un système d'information, trouvez l'erreur :
Cochez la bonne réponse.
fiabilité
actualité
quantité
pertinence
Pour assurer la pérennité de l'organisation, il faut que chaque information soit de qualité. Une information a de la valeur si elle permet de réduire l'incertitude de l'environnement, d'améliorer la prise de décision et d'éviter de commettre des erreurs. Cette valeur est appréciée sur la base de trois critères de qualité : l'actualité, la pertinence et la fiabilité. La quantité d'informations dont dispose l'organisation est souvent une contrainte qui nécessite un tri long et coûteux.
Parmi les éléments suivants, lesquels ne font pas référence à la notion d'avantage concurrentiel ?
Cochez la bonne réponse.
Il est temporaire.
Il permet de dominer le marché.
Il permet de se différencier.
Il est toujours lié aux produits.
Un avantage concurrentiel est un élément temporaire de l'organisation qui lui permet de distinguer son offre de biens ou de services de celle de ses concurrents. Il procure à l'organisation, en la différenciant, une position dominante dans son secteur d'activité ou sur un marché. Les sources de l'avantage concurrentiel peuvent être de trois ordres : le produit ou le service de l'organisation, le marché ou le secteur d'activité ou la technologie employée.